第一章总则

第一条为规范贵州省电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，促进档案信息资源开发利用，按照《中华人民共和国档案法》、《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档、与档案管理要求》等有关法律法规和相关规定，结合贵州省电子档案管理的实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于贵州省各级国家综合档案馆及贵州省各级国家综合档案馆接收范围内的党政机关、人民团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成的电子档案的移交和接收工作。

第三条本办法所称电子档案，是指党政机关、人民团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。

第四条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。

第五条贵州省各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督、指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。

第二章电子档案移交

第六条 移交单位范围：属于贵州省各级国家综合档案馆接收范围的单位。

第七条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交，特殊情况可延长移交时间；涉密电子档案移交时间另行规定；档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。

第八条移交的内容：

(一) 凡属贵州省各级国家综合档案馆接收范围内的单位在公务活动中形成的各种门类电子档案；

(二) 描述产生电子档案及运行过程的元数据；

(三) 保证电子档案属性的技术方法和相关软件；

(四) 按规定需向贵州省各级国家综合档案馆移交的其他电子资料。

第九条移交前的准备工作：

移交单位按照同级综合档案馆接收电子档案计划要求，填报需移交电子档案的基本情况，同时对需移交电子档案的准确性、完整性、可用性和安全性进行检查，合格后方可移交。

第十条电子档案移交的基本要求：

(一) 移交单位对本单位办公自动化（OA）系统形成的电子文件，应按该（OA）系统有关操作及时归档，归档后的数据包含电子档案及其元数据，元数据应当与电子档案一起移交；移交单位对本单位非办公自动化（OA）系统形成的电子文件，应及时归档；数据移交时，有封装工具的，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据，没有封装工具的，电子档案目录可以MDB、DBF、XLS文件格式描述，电子档案全文可以JPEG、TIFF、PDF文件格式描述；其他格式的电子档案移交应符合国家有关要求。

(二) 电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；

(三) 采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。

第十一条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。

第十二条电子档案一般以离线方式移交；在条件许可的前提下，可以进行在线移交。

第十三条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：

    (一) 移交单位采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；

    (二) 移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；

    (三) 移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；

    (四) 存储电子档案的光盘和光盘盒上应当分别标注反映其内容的标签，标签的标注方法见附件一；

    (五) 移交光盘内电子档案的存储结构见附件二；

    (六) 不同年度、不同保管期限的电子档案一般不存储于同一光盘内。

第十四条在线移交电子档案的单位如果在贵州省电子政务内网上部署有“电子档案移交接收管理平台”客户端的，可在贵州省电子政务内网上利用该平台传输电子档案；其他方式的在线移交应当按照国家保密要求传输电子档案；传输的数据包应当符合DA/T46—2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47-2009《版式文件长期保存格式需求》、DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》要求。

第三章 电子档案接收

第十五条贵州省各级综合档案馆采用“电子档案移交接收管理平台”的，应用该平台进行电子档案数据的接收，没有“电子档案移交接收管理平台”的，按光盘载体内电子档案的存储结构组织数据进行在线接收或采用离线移交方式进行接收。

第十六条电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。

第十七条贵州省各级国家综合档案馆应当对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收。

第十八条电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》（见附件三），由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。

第十九条贵州省各级国家综合档案馆应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。

第二十条贵州省各级国家综合档案馆电子信息管理部门收到移交的电子档案后，一般在五个工作日内导入档案管理系统保存；如果档案管理系统不具备导入所接收电子档案功能的，应按照国家有关标准保存所接收的电子档案。

第二十一条贵州省各级国家综合档案馆应当对接收的电子档案载体保存5年以上。

第二十二条贵州省各级国家综合档案馆对电子档案载体应当按照DA/T 38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》进行管理。

第四章附则

第二十三条本办法由贵州省档案局负责解释。

第二十四条本办法自2013年12月1日起施行。

附件一

贵州省电子档案光盘载体标注规范

一、 电子档案光盘载体封面分正面和背面（含盘脊）；封面采用0.13MM厚的纸版制作；正面尺寸规格采用121mm*121mm（见表1）；背面尺寸格式采用118mm*151mm，要留有7mm的折叠纸舌（见表2）。

二、电子档案光盘载体封面正面主要填写电子档案信息，包括全宗名称、光盘名称或内容、案卷（文件）起止号、电子档案起止时间、全宗号、目录号（年度）、光盘编号、光盘刻录时间、数据量（见表1）：

    (一) 全宗名称：立档单位的机构全称或规范简称；

    (二) 光盘名称或内容：正式发行的音像制品的名称，可原样标注；不属于音像制品，没有光盘题名的，应以简要、准确的文字概括本光盘存储的电子档案的主要内容；

    (三) 电子档案起止时间：光盘中电子档案形成的起止年月日；只有一份电子档案的，填该电子档案的形成日期；

(四) 光盘编号：光盘的顺序编号；

(五) 光盘刻录时间：刻录光盘的时间。

三、电子档案光盘载体封面背面主要填写背景信息，包括光盘种类、文件类型、保管期限、密级、光盘运行软件环境、光盘运行硬件环境、刻录光盘设备、刻录光盘软件、刻录光盘单位（见表2）：

(一) 光盘种类：填写光盘载体的类型，如：CD-R、CD-ROM、DVD-R和DVD+R等；

(二) 文件类型：用英文字母代表电子档案的类型，文本文件用T，图像文件用I，图形文件用G，影像文件用V，声音文件用A，超媒体链接文件用O，程序文件用P，数据文件用D；

(三) 保管期限：电子档案归档时划定的保管期限；

(四) 密级：光盘内单份文件的最高密级；

(五) 光盘运行软件环境：运行光盘所需的软件环境，包括操作系统（如WINXP、WIN2000、WIN7）等；

(六) 光盘运行硬件环境：运行光盘所需的硬件环境，包括计算机类型、硬件设备要求等；

(七) 刻录光盘设备：刻录光盘的硬件设备；

(八) 刻录光盘软件：刻录软件，如WINONCD、EASY CD CREATOR、DIRECT CD、Nero等；

(九) 刻录光盘单位：刻录光盘的责任单位。

四、电子档案光盘载体封面盘脊主要填写套别、全宗号、目录号（年度）和光盘编号（见表2）：

(一) 套别：电子档案光盘要求备份3套保存，套别可填写A、B或C，其中A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地备份；

(二) 全宗号：档案馆分配给立档单位的编号。

五、电子档案光盘载体封面应采用打印机打印或用钢笔填写，文字简练、字迹工整。

六、电子档案光盘标签面为光盘商标、光盘类型、光盘容量的标注面；在光盘标签面下半部分的空白处，要求从上至下依次填写光盘标注的重要信息，顺序为：全宗号、目录号、光盘编号、套别、年度、刻录时间、案卷（文件）起止号、数据量（见表3）。

七、电子档案光盘标签面应采用打印机打印或用非溶剂基墨水的软性笔填写，禁止用硬笔在光盘标签面书写，禁止在光盘的激光读出面数据区书写任何信息；采用光盘打印机打印光盘标签面的，应在光盘刻录前打印。

表1：电子档案光盘载体封面正面规格尺寸及标注内容如下所示

表2：电子档案光盘载体封面背面规格尺寸及标注内容如下所示

表3：电子档案光盘标签面标注内容如下所示

附件二

贵州省电子档案光盘存储结构及管理规范

一、 术语和定义：

下列术语和定义适用于本规范：

(一) 光盘

光盘是一种用光学设备系统读写的光存储信息载体，光盘具有存储容量大、单位信息存储价格低、易于保存、便于交换等优点；

(二) 档案级光盘

档案级光盘是可记录光盘中的优等品，主要用于电子档案数据信息的存储，其各项技术指标优于工业级标准；在正确的使用方法和科学规范的保存条件下，使用寿命大于20年；

(三) 光盘常用技术指标

块错误率（简称BLER）：

 CD-R光盘的块错误率是指每秒测得的错误块数量，CD-R光盘技术规范规定：BLER＜220数据块／秒；

不可校正错误E32：

读CD-R光盘时不能被解码器校正的错误的总数称为E32，CD-R光盘技术规范规定：E32 = 0；

奇偶校验内码错误（简称PIE）：

 PI 与PO分别是ECC（错误校正编码）块中的奇偶校验内码和外码，DVD 光盘用PI 与PO 校验中发现错误的次数与程度来评价其记录质量，DVD-R和DVD+R技术规范规定PIE不能超过280；

奇偶校验外码失败（简称POF）：

当DVDR读出解码器经过第一轮纠错后，不能校正ECC块内数据就叫奇偶校验外码失败，DVD-R和DVD+R技术规范都规定POF = 0；

(四) 光盘寿命

光盘归档后，随着时间推移，信息层退化，CD-R光盘表现为块错误率BLER增大，DVDR光盘表现为奇偶校检内码错误PIE增大；BLER或PIE超过某个值后光盘中存储的信息不能再正确读取；归档光盘寿命终止的技术指标是：CD-R光盘块错误率BLER≥220数据块／秒或E32＞0、DVDR光盘奇偶校检内码错误PIE≥280或奇偶校检外码失败POF＞0；光盘从归档开始到寿命终止的这段时间称为光盘归档寿命；

(五) 光盘的数据迁移策略

贵州省各级国家综合档案馆、机关及企事业单位档案室使用光盘作为电子档案载体时，必须建立定期检测制度，监控光盘关键技术指标，适时实施光盘的数据迁移；当CD-R的块错误率BLER或DVDR的奇偶校检内码错误PIE达到或超出规定的三级预警线时，应将该批光盘上的数据迁移到新的光盘或其他载体上。

二、 光盘的选择

电子档案数据存储时，可根据需要选择容量适合、符合归档要求的光盘；在条件许可的情况下，还可选择各项技术指标优于工业级标准的档案级光盘。

三、一张光盘内存储的电子档案数据格式应当一致，组织存储的数据大小应控制在光盘标定容量的90%以内。

四、用于日常保存、使用、备份的光盘内电子档案的存储结构如下：

(一) 根据拟存储数据情况，按档号结构逐层建立文件夹，并将电子档案数据纳入其中，例如“全宗号\目录号\案卷号”或“全宗号\年度\保管期限\问题（机构）”；

(二) 如有行业规定的编号格式，则按行业标准的编号结构逐层建立和命名文件夹。

五、 用于移交的光盘内电子档案的存储结构见表4，存储结构说明如下：

(一) 说明文件命名为“说明文件.TXT”，一个载体只有一个说明文件，存放本载体有关信息，包括载体参数(如载体容量、载体类型等)、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本载体的信息；

(二) 目录文件命名为“文件目录.XML”及“案卷目录.XML”，存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具体归档方式进行文件级描述或案卷级描述（将标识中的“文件”二字改为“案卷”），每个条目中包括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、备注等内容。

(三) 电子档案文件夹命名为“电子档案”，存放电子档案及其元数据，一般按年度—类别—文件的层次设置文件夹；根据档案整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、案卷、文件等层级进行取舍；

(四) 其他文件夹命名为“其他”，存放各种其他存入载体的文件，主要包括：所采用的元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、文件命名规则、XML模式及交接信息（包含交接、迁移、转换、保存等元数据和《电子档案移交与接收登记表》的扫描件或电子签名件）等等，这些文件应采用TXT、XML和符合长期保存要求的格式。

六、光盘刻录机选择：

使用经检测性能优良的光盘刻录机；如是档案级光盘，应选择档案级光盘刻录机；

七、 数据刻录：

(一) 光盘刻录前，必须在工作环境中取出包装并放置2小时以上；工作环境应尽量符合光盘保存及工作环境条件要求的相关规定；

(二) 光盘刻录时，光盘卷标以光盘号标注，光盘号的编制规则如下：全宗号—目录号—光盘编号—刻录光盘时间或全宗号—年度—光盘编号—刻录光盘时间；

(三) 光盘刻录采用数据刻录模式，选择在刻录结束时关闭光盘，即使还有剩余空间也不能再进行追加、覆盖刻录，一次性完成数据刻录；

(四) 光盘刻录数据时，采用低速刻录。即CD光盘采用12或16倍速刻录速度，DVD光盘采用4或8倍速刻录速度。

八、 光盘的检测：

(一) 光盘刻录完毕后必须对其错误率和不可校正错误进行检测，检测合格的方可作为电子档案存储光盘保存；

(二) 光盘刻录后检测应按照相关技术指标操作；

(三) 光盘检测前，必须在工作环境中取出包装并放置2小时以上；工作环境应尽量符合光盘保存及工作环境条件要求的相关规定；

(四) 相同条件下刻录产生的一式多份数据光盘，可从中抽取一份检测，经检测合格的一份封存保管；对在相同条件下（时间、刻录环境）刻录产生的同一批数据光盘，可依据GB/T 2828.1—2003来进行随机抽样检测；

(五) 经抽样检测判为合格的光盘，可以保存；抽样检测发现不合格的，应全部检测，重新刻录并检测合格后方可保存；

(六) 光盘存储的电子档案信息重要的，或光盘总量较少的，可以对全部光盘进行检测。

九、光盘保存及工作环境条件要求：

(一) 光盘应尽量在表5规定的温湿度及大气压力条件下保存及工作；

(二) 光盘保存及工作应在空气洁净、光线暗的环境中，远离强磁场、强热源及有害气体源，远离污垢或异物处，禁止将光盘曝露在高温、高湿环境及温湿度经常大幅变化的环境中；

(三) 在光盘保存及工作过程中应尽量减少或避免光对光盘记录层的照射，不允许将光盘长时间置于灯光或日光下；

(四) 光盘应存放在专门保管场所，或购置符合保管要求的装具；光盘单片装盒，竖立存放，避免挤压，避免光盘被划伤、受重力冲击。

十、 光盘的使用：

(一) 在准备刻录光盘前才拆除光盘盒外的塑封包装，禁止在没有准备刻录光盘时打开光盘包装；

(二) 手拿光盘时用两个手指捏住光盘的中心孔和外缘，保持光盘自然平直状态，防止光盘弯曲；

(三) 使用后立即把光盘放回光盘盒；

十一、 光盘的维护：

(一) 擦拭光盘去除光盘上灰尘、异物、污斑、指纹和液体，应使用干净的棉布从光盘的中心沿半径方向朝光盘的外缘横向擦拭，禁止沿光盘的圆周方向擦拭光盘；

(二) 使用3级水清洁光盘，对难以清洁的污渍，可使用稀释的异丙醇，用无绒布或擦镜纸擦洗和拭干。

十二、光盘的备份

电子档案数据光盘备份应一式3份，一份封存保管，一份查阅利用，一份异地备份。

十三、光盘的管理：

(一) 光盘保管登记

光盘刻录、标识、存放完毕后，应填写《电子档案数据光盘登记表》（表6），详细记录光盘号、数据光盘内容、存储位置等信息；

(二) 光盘借阅登记

光盘提供查阅利用时，应填写《电子档案数据光盘借阅登记表》（表7），登记借出的时间、光盘号、用途及借出人等信息。

十四、 光盘抽检：

(一) 定期抽检光盘，建立科学、有效的光盘管理机制，确保电子档案数据长期、安全的保存；

(二) 为了保证光盘的数据安全，设立光盘三级预警线：

一级预警线，CD-R光盘的块错误率BLER=120，DVD±R光盘的内码奇偶校验错误PIE＝140；

二级预警线，CD-R光盘的块错误率BLER=160，DVD±R光盘的内码奇偶校验错误PIE＝180；

三级预警线，CD-R光盘的块错误率BLER=200，DVD±R光盘的内码奇偶校验错误PIE＝240；

(三) 光盘抽检的时间周期为：未达到一级预警线，光盘每两年检测一次；从一级预警线到二级预警线之间，光盘每一年检测一次；从二级预警线到三级预警线之间，光盘每半年检测一次；抽检应按照相关技术指标操作；抽检时须建立《数据光盘抽检登记表》（表8），登记光盘抽检时间、错误率等情况，实施对光盘的科学管理。

十五、光盘数据迁移：

(一) 到达三级预警线或存储数据运行的软硬件平台发生变化时，应立即将该光盘的数据迁移到新的光盘或其他存储载体；

(二) 数据迁移登记

建立《电子档案数据光盘数据迁移登记表》（表9），登记迁移的光盘号、迁移原因以及新载体的编号等。

十六、 光盘销毁：

(一) 发现光盘损坏或出现问题，进行数据迁移后，原光盘无需继续保存的，应作物理破坏性销毁；

(二) 光盘销毁工作由光盘处置小组负责，光盘处置小组由鉴定人、处置人、监销人组成并共同完成销毁光盘的处置工作；

(三) 处置结束后应填写《电子档案数据光盘处置登记表》（表10）。

表4：用于移交的光盘内电子档案的存储结构如下所示

表5：

光盘保存所需温湿度及大气压力如下表所示

表6：

电子档案数据光盘登记表

表7：

电子档案数据光盘借阅登记表

表8：

数据光盘检测登记表

填表说明:

1、被检测盘为DVD盘时不填写BLER、E32、SYM、Jitter栏；若被检测盘为CD盘时不填写PIE、POF、ASYM、DC Jitter栏。

2、处理意见栏分四种情况填写A、合格：表示今后每2年检测1次；B、一级预警线：表示今后每1年检测1次 ；C、二级预警线：表示今后每半年检测1次；  D、三级预警线，表示立即实施数据迁移。

表9：

电子档案数据光盘数据迁移登记表

表10：

电子档案数据光盘处置登记表

附件三

电子档案移交与接收登记表

填写说明:

1.交接工作名称:按移交单位或全宗号、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作。

2.内容描述：交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。

3.移交电子档案数量：交接档案的文件总数和案卷总数。

4.移交数据量：一般以GB为单位，精确到小数点后3位。

5.载体起止顺序号：在线移交时，按载体内电子档案的存储结构组织数据，并标其顺序号。

6.移交载体类型、规格：在线移交时，填写“在线”。

7.准确性检验：检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性，可填写检验方法。

8.完整性检验：移交的档案和档案数据的完整性检验

9.可用性检验：检验电子档案的可读性等。

10.安全性检验：对计算机病毒等进行检测。

11.载体外观检验：检查载体标识、有无划痕、是否清洁等。