省档案局局长刘强在全省民营企业档案工作经验交流会上的讲话（节选）　　　　　　

（二○○五年八月十七日）

一、用服务大局的观念，深化对做好民营企业档案工作重要性的认识

⒈做好民营企业档案工作，是档案工作服务中心、服务大局的一项重要工作

改革开放以来，在党的路线方针政策的指引下，在省委、省政府的领导下，我省非公有制经济迅速发展，已成为我省国民经济和社会发展的重要组成部分。实践表明，民营经济的存在和发展有利于促进社会资本的积累和扩大，有利于促进工业化和社会生产力的发展；有利于优化经济结构，带动经济总量、财政收入和人民收入的增加；有利于解决就业问题，对我省经济和社会发展具有重要作用。

全省各级档案行政管理部门要充分认识到做好民营企业档案工作，是档案工作服务中心、服务大局的举措之一，也是档案部门践行“三个代表”重要思想的一项重要内容，一定要把民营企业档案工作做实、做好。

⒉做好民营企业档案工作，是民营企业健康发展的潜在需求

民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，它是民营企业改革与发展的真实记录，是民营企业的重要资产和信息资源。建立和开展档案工作是民营企业健康发展的潜在的和必然的需求。实践表明，初始阶段的民营企业，对档案信息的运用和对档案工作的认识是难以有明确要求的，当它发展到一定的规模和一定的阶段，当它在档案的利用中尝到甜头或在市场经济的海洋“呛水”、“触礁”之后，才会产生对档案的需求。随着我省民营企业的发展，越来越多的民营企业经营者逐步认识到建立档案工作，对提升民营企业整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持民营企业健康发展所具有的重要意义。

⒊做好民营企业档案工作，是全省档案事业发展的必然要求

档案事业是维护党和国家历史真实面貌的宏伟事业，档案应该全面记录我国经济和社会发展各方面的真实情况。而要反映社会主义初级阶段市场经济的实践，就不能缺少蓬勃发展的非公有制经济。建立和开展包括民营企业档案工作在内的非公有制经济档案工作，是新时期档案事业发展的必然要求。做好民营企业档案工作，促进非公有制经济健康发展，已成为拓宽档案工作领域、促进档案事业发展的重要任务，它为新时期档案事业发展特别是档案工作服务机制创新提供了一个新的平台。做好民营企业档案工作，对于提高档案工作对经济社会发展的贡献率，使档案工作增添新的生机和活力起着十分重要的作用。全省各级档案行政管理部门应站在为党和政府工作大局服务的高度，毫不动摇地将民营企业档案工作列入自己的工作议程，下大力抓好民营企业档案工作，推动全省档案事业再有一个新的发展。

二、用实事求是的观点，正确认识全省民营企业档案工作的现状

近年来，省档案局将探索民营企业档案工作机制作为全省一项工作任务予以安排。各级档案行政管理部门根据全省档案工作任务的安排，积极、主动地开展了民营企业档案工作的试点和服务工作，并且取得了一定的成效。但在社会主义市场经济条件下，档案行政管理部门对企业档案工作只能采取服务的形式，不能进行行政干预，而绝大多数民营企业经营者对档案和档案工作重要性的认识有一个较为漫长的过程。在民营企业初创阶段，往往只注重现实的经济效益，容易忽略档案管理，因而造成了全省民营企业档案工作不尽如人意的状况：

一是档案工作仅处于试点阶段。目前，全省民营企业的档案工作情况大致可分成三种类型：第一种是基本实行规范化管理，企业经营者对档案工作比较重视，将档案工作纳入企业管理的范畴，愿意或主动接受档案行政管理部门的业务指导，基本建立健全了档案管理制度，配备了档案工作人员和基本的硬件设施，对各种门类和载体的档案基本实行了规范化整理和统一管理。第二种是具备了档案工作的雏形，企业法人具有一定的档案意识，但对档案工作的认识还未完全到位，企业形成的各类文件材料基本上是分散保存、多头管理，缺乏系统的管理措施和科学的管理方法。第三种是基本没有档案工作，企业法人没有档案意识，文件材料处于零散状态，分散在企业法人及各部门负责人手中，文件材料遗失现象严重。在这三种类型中，第一种类型的民营企业在全省来说仅占了很少的一部分，而第三种类型的民营企业则占有相当大的比例。

二是档案行政管理部门对如何作好民营企业档案工作和民营企业档案工作如何适应民营企业自身发展需要，还缺乏明确的认识和成熟的经验，往往习惯于用机关或国有企业档案工作的管理方法和模式来开展对民营企业档案工作的指导，因而效果往往很不理想。

三是民营企业档案工作的舆论环境还需大力改善。一方面，部分民营企业的上层领导对档案工作缺乏认识，档案意识薄弱，不善于运用档案信息进行企业管理，有的甚至对档案工作有某些认识误区，存在着思想顾虑。另一方面，档案行政管理部门对抓民营企业档案工作还存在一些认识上的偏差和方式方法上的不适应，习惯于用老办法抓新工作,有的还认为民营企业不属于档案部门的职责范围。

对这些问题和困难，我们一定要增强大局意识、创新意识和责任意识，加大民营企业档案工作力度，把面广量大的压力转化为实现全面推进的工作动力，把问题新、人手少的阻力转化为开拓创新的潜力。

三、全面认识民营企业的特点，明确开展和创新民营企业档案工作的基本原则

全面认识民营企业特点，就是要认识到民营企业与国有企业相比较所具有的共性与个性。作为共性来说，民营企业是企业这是不用置疑的问题，民营企业档案产生的种类、范围与国有企业具有很大的相似性，因此在文件的收集、整理、归档上我们应建议其采用国有企业的相关规定，而不要照搬机关档案管理的模式。从个性来说，一是要深刻认识民营企业管理的自主性。它不同于国有企业，没有主管部门，与政府部门不存在上下级关系，是自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的企业。二是要深刻认识民营企业治理结构的差异性。民营企业的管理机构因生产经营需要而设，因企业经营者管理理念而定，不拘一格，形式多样。三是要深刻认识民营企业工作的实效性。企业创办和发展的根本目的就是为了赢利，一切管理活动的开展均以增效为目标，以赢利为原则，这是企业的行为准则，也是市场对企业的客观要求。四是要深刻认识民营企业的多样性。民营企业组织形式多样，分布地域广，行业门类繁多，涉及面宽。民营企业的这些特点决定了开展和创新民营企业档案工作的基本原则：

⒈自主管理原则

企业是开展和创新企业档案工作的主体和原动力，外部的提倡和扶持有利于形成创新的氛围和推进创新的进程，但决定因素还在于企业内部的动力机制。档案行政管理部门要重视企业自身发展及其管理制度的演变过程，尊重企业做出的理性选择，建立与其自主管理方式相协调的档案工作体制，坚持自我管理、自我完善、自我发展的路子。因此，开展民营企业档案工作要以企业自主管理为原则，只要有利于企业发展，又不违背《档案法》原则的，都应积极支持和帮助。

⒉高效实用原则

民营企业与国有企业一样，都是以赢利为目的的经济实体，凡是高成本、低效能的部门或行为都将被淘汰。档案行政管理部门要千方百计引导民营企业档案人员，紧紧围绕企业的生产、经营、管理和发展，围绕增强企业竞争力、提高工作效率、维护企业合法权益等方面开展档案工作。把档案工作的“存史”要求服从服务于生产经营，树立起企业生存发展需要什么档案，我们就抓什么档案的理念，保证企业从档案工作中受益增效。

⒊因企制宜原则

由于民营企业管理上的自主性、行业和规模上的差异性，决定了民营企业档案机构和管理模式上的多元性。档案行政管理部门不能用固定的模式或一两个典型、特例去要求所有民营企业。要区分不同情况，在借鉴以往经验的同时，不要盲目照搬标准规范，不要套用传统档案室的工作模式，而要选择适合民营企业实际的档案管理方式、方法和手段，因企制宜地开展工作。

四、 加强宣传引导，努力营造开展民营企业档案工作的良好氛围

开展民营企业档案工作，档案行政管理部门的主要责任是创造良好环境，提供优质服务。因此首先我们要做好宣传引导工作，使民营企业经营者不断提高档案意识，领悟档案工作的重要意义，消除对档案工作的误区，增强做好档案工作的强烈愿望和紧迫要求，自觉依法做好档案工作。

⒈宣传国家相关法规

全省各级档案行政管理部门应向民营企业经营者宣传《档案法》、《档案法实施办法》和《贵州省档案条例》，使他们知道建立健全档案工作是国家法律法规的要求。要向民营企业经营者宣传国家关于非公有制经济的有关法律法规，特别是企业档案工作方面的规章、制度，使他们了解为什么要建档，哪些工作应当建档，努力促进民营企业建立和开展档案工作。

⒉宣传利用档案的效益事例

民营企业经营者认识档案工作的作用，需要有一个实践感受过程。宣传档案促进民营企业发展的典型事例，容易引起共鸣。全省各级档案行政管理部门要采用座谈会、编制宣传手册等多种形式，宣传管好、用好档案产生经济效益的典型事例。使更多的民营企业经营者感受到档案的重要，理解运用档案可以在谋划民营企业发展战略，构建营销网络，提高研发档次，提高企业产品竞争力，解决经济纠纷等方面发挥的重要作用。

⒊宣传国有企业档案工作的经验和做法

结合民营企业实际，把能为民营企业所接受的国有企业档案工作一些方法介绍给他们，是加快建立民营企业档案工作的成功经验，是现在开展民营企业档案工作的重要方法。

五、从民营企业实际出发，大力 创新民营企业档案工作

适应新形势新要求，与时俱进，增强创新意识，是做好民营企业档案工作的关键。现在提出全面推进民营企业档案工作，给我们提供创新的机遇和施展创新本领的平台，我们要弘扬创新精神，提高创新能力，开创民营企业档案工作的新局面。

⒈从民营企业实际出发，明确民营企业档案工作创新的着力点

第一，推进档案管理体制创新。民营企业档案工作只应强调统一领导、统一制度、统一规划，而不强求一律集中统一保管，也就是对档案实体不强求集中统一保管，但求便捷有效利用。从民营企业实际情况出发，采取集中式管理、网点式管理和寄存式管理都是可行的。要大力突破档案室单一管理档案的传统模式，积极提倡和推进档案、信息、图书、资料一体化管理和动态化管理，实现民营企业信息资源利用的最大化，以满足民营企业市场竞争的需要。

第二,加快建档内容的拓展。目前，民营企业的建档和分类是根据企业和档案工作的常规要求设定的，是合适的也是科学的。但形势的变化和市场竞争的需要，给企业建档提出了新的要求。因此企业要用市场眼光看建档，要从形势发展趋势抓建档，拓展建档领域，创新建档内容。

第三，全面发挥企业档案的多种功能。适应企业需要的建档内容，实现一体化、动态化、信息化的档案管理。民营企业档案部门的服务不能仅仅停留在“你查我给”这一层面上，而要在做好接待查档的同时，及时、准确地做好包括档案在内的各种信息的综合、分析和传输工作，为民营企业发展战略、营销策略的制定提供决策依据，为民营企业技改和研发提供直接服务。民营企业档案是民营企业文化的重要组成部分，要利用档案资源打造民营企业品牌、提升民营企业文化，努力实现信息资源向现实生产力的转化。

第四，加大档案管理制度创新的力度。民营企业档案管理制度的建设和创新应纳入企业制度创新中通盘研究，成为现代企业制度建设的一个组成部分。在民营企业制度的制定、创新和完善过程中，既要借鉴已有的行之有效的业务管理规定，又要突破常规，把档案资源的管理利用作为民营企业生产经营全部流程中的一个环节来要求，既要方便利用，又要突出民营企业保密的个性要求。要强调民营企业档案管理的统一性、严肃性，与民营企业的内部考核机制有效结合起来，防止重要档案资源流失，确保民营企业档案资源的齐全完整、有效利用和权属专有。

⒉创新服务方式，不断提高为民营企业档案工作服务的实效

全省各级档案行政管理部门要更新观念，改进工作方式，变管理为服务，变行政监督为业务指导。在业务工作中要从习惯于下指标、定任务、提要求的做法向提供政策、提供技术、提供服务转变；要从直接的微观指导为主向间接的引导为主转变；要从档案行政管理部门独家指导向以档案行政管理部门为主导、专业主管部门参与的社会化服务转变。其次，档案行政管理部门要增强责任感，以民营企业档案工作为己任，要主动服务，热情服务，优质服务，急民营企业之所急，帮民营企业之需，打响服务品牌。

第一，提供档案业务咨询服务。要制定、公布适用性、操作性、配套性强的民营企业档案管理标准、规范，供民营企业借鉴选用；要向民营企业提供党和国家有关档案工作的法律、法规知识，档案工作信息以及相关的党和政府的现行文件；要在全省各级档案行政管理部门公众网站开辟民营企业档案工作专栏，进行互动咨询、电话解答、现场指导等方式的咨询服务。

第二，开展档案代存寄存服务。有些民营企业不具备保管档案的条件，各级国家综合档案馆可以为其代存寄存档案，并帮助整理、编目、划分保管期限和密级等。双方签订安全保密保管协议或合同，明确各自的权利、义务和违约责任。

第三，开展档案技术服务。许多民营企业没有相关的技术设备，各级国家综合档案馆可为民营企业提供档案缩微复制、消毒、修复、数字化加工等方面的服务。

第四，开展档案人员培训。针对民营企业档案人员兼职过多、调动频繁、难以脱产参加培训的特点，档案部门可以采取上门培训、现场培训、远程培训等灵活多样的形式，帮助民营企业档案工作人员掌握档案管理的基本知识和应用计算机的技能。

全省各级档案行政管理部门在为民营企业服务的同时，也要注意提高自身的素质，提高创新能力，借鉴国有企业档案工作的经验和做法，摸索开创适应民营企业特点的档案管理模式。要坚定服务思想，力求档案工作从单一服务向多元化、社会化、市场化服务转变。